POLITYKA PRYWATNOŚCI
Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych?
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celu przetwarzania Twoich danych osobowych jest KAEM Sp. z o.o. z siedzibą w Baranowie przy ul. Rzemieślniczej 14 (62-081 Przeźmierowo) – dalej jako: Administrator. Administrator kieruje niniejszą informację do osób fizycznych w związku z koniecznością realizacji obowiązków określonych w art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. – dalej jako: RODO.
Jak możesz skontaktować się z Administratorem, by uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez skrzynkę mailową, tj. daneosobowe@kaem.pl. Ponadto Administrator dopuszcza tradycyjną/korespondencyjną formę kontaktu. Dane adresowe, na które można kierować tradycyjną korespondencje, to: KAEM Sp. z o.o., Baranowo, ul. Rzemieślnicza 14, 62-081 Przeźmierowo, Polska.
Źródło pochodzenia Twoich danych osobowych.
Twoje dane osobowe mogły trafić do Administratora bezpośrednio od Ciebie, co dotyczy np. skorzystania z formularza kontaktowego umieszczonego na stronie ww.kaem.pl, zapisania się na newsletter, czy też nawiązania współpracy handlowej z Administratorem. Twoje dane osobowe mogły trafić do Administratora także z innego źródła, co dotyczy np. danych osobowych klientów końcowych obsługiwanych przez sieci handlowe, które współpracują z Administratorem i udostępniają mu dane osobowe w związku z obsługą ewentualnych roszczeń klientów. Źródłem pozyskania danych osobowych może być także kontrahent Administratora, który przekazuje mu dane osobowe swoich pracowników w związku z realizacją bieżącej współpracy. Odrębne źródła pozyskania danych osobowych stanowią także spółki powiązane kapitałowo z Administratorem, które realizują sprzedaż i dostawę towarów do klientów końcowych.
Jaki jest cel i podstawy prawne czynności przetwarzania wykonywanych na Twoich danych osobowych?
1. Realizacja usługi newsletter obejmującej przesyłanie informacji handlowych – podstawa przetwarzania – Twoja zgoda oraz prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, za który należy uznać marketing usług własnych (tj. art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO w zw. z art. 10 ustawy z dnia 16 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
2. Udzielenie odpowiedzi na pytania przesłane poprzez formularz kontaktowy – podstawa przetwarzania – Twoja zgoda oraz prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, za który należy uznać marketing usług własnych i/lub działanie podjęte przez Administratora na Twoje żądanie przed zawarciem ewentualnej umowy (tj. art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO w zw. z art. 10 ustawy z dnia 16 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i/lub art. ust. 1 lit. b RODO).
3. Udzielnie odpowiedzi na inne pytania i wnioski, które nie odnoszą się do oferowanych przez Administratora towarów i usług – podstawa przetwarzania – Twoja zgoda (tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Realizacja innych form marketingu usług własnych, a w tym także prowadzenie stron typu fun page oraz organizacja konkursów i innego rodzaju wydarzeń korporacyjnych – podstawa przetwarzania – Twoja zgoda i/lub niezbędność przetwarzania dla realizacji umowy i/lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, za który należy uznać marketing usług własnych (tj. art. 6 ust. 1 lit. a i/lub b i/lub f RODO).
5. Realizacja umowy z klientem, dostawcą, czy też innego rodzaju kontrahentem będącym osobą fizyczną, co dotyczy także działań podjętych na żądanie przed zawarciem umowy – podstawa przetwarzania – niezbędność przetwarzania dla realizacji umowy, jak i zrealizowania działań na Twoje żądanie przed zawarciem takiej umowy (tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
6. Realizacja współpracy handlowej poprzez przetwarzanie Twoich danych osobowych (dot. os. fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i pracowników, reprezentantów i osób realizujących zadanie na rzecz takich osób fizycznych, jak i osób prawnych) – podstawa przetwarzania - niezbędność przetwarzania w związku z potrzebą wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych (tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
7. Wypełnienie wszelkich obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, tj. głównie obowiązków rachunkowych i podatkowych, czy też obowiązków z zakresu realizacji praw konsumenta (np. rękojmia i gwarancja) – podstawa przetwarzania – niezbędność przetwarzania w związku z potrzebą wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych (tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami innych ustaw szczegółowych).
8. Pozyskanie i dalsze przetwarzanie danych jawnych lub widniejących w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – podstawa przetwarzania – prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, za który należy uznać realizacje działalności statutowej (tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
9. Ochrona interesów i mienia Administratora oraz ochrona roszczeń własnych, jak i obrona przed ewentualnymi roszczeniami – podstawa przetwarzania – prawnie uzasadniony interes Administratora danych, za który należy uznać opisaną wcześniej ochronę interesów własnych, jak i mienia Administratora realizowaną także poprzez zastosowanie monitoringu wizyjnego, który swoim zasięgiem obejmuje pomieszczenia produkcyjne i magazynowe oraz przestrzeń wokół siedziby Administratora (tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jaki zakres Twoich danych przetwarzamy?
W trakcie realizacji czynności przetwarzania Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych. Staramy się przetwarzać minimalny i niezbędny katalog danych osobowych, jeżeli nie jest on określony wprost przepisami prawa. Realizacja celów przetwarzania, które zostały opisane powyżej, w zdecydowanej większości przypadków nie wymaga przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, tj. także danych dotyczących stanu zdrowia. W związku z powyższym, jeżeli dane osobowe pochodzą wprost od Ciebie, nie przekazuj Administratorowi nadmiernego katalogu danych.
Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?
1. W zależności od realizacji konkretnego celu przetwarzania Twoje dane osobowe mogą być powierzone innym podmiotom przetwarzającym lub udostępnione innym Administratorom. W odniesieniu do podmiotów przetwarzających będą to: dostawcy oprogramowania oraz usług technicznych związanych przede wszystkim z utrzymaniem i dostawą systemów informatycznych, infrastruktury informatycznej oraz serwisów internetowych, podmiot zarządzający usługą newsletter, agencje marketingowe oraz podmioty uczestniczące w organizacji wydarzeń korporacyjnych, podmioty świadczące usługi z zakresu ochrony osób i mienia, firmy kurierskie, serwisy napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych, podmioty niszczące nośniki danych, podmioty świadczące usługi windykacyjne, jaki podmioty doradcze i audytorskie. W odniesieniu do innych Administratorów będą to: banki, operator pocztowy, podmioty świadczące usługi spedycyjne i transportowe, kontrahenci, a przede wszystkim sieci handlowe, podmioty dostarczające informacje na temat podmiotów gospodarczych, jak i towarzystwa ubezpieczeniowe.
2. Twoje dane osobowe mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, tj. przede wszystkim uprawnione organy państwowe.
3. Twoje dane osobowe mogą być także udostępnione innym podmiotom powiązanym kapitałowo z Administratorem.
4. W określonych przypadkach, tj. korzystanie przez Administratora z niektórych rozwiązań informatycznych, jak i współpraca w ramach powiązanych z Administratorem spółek kapitałowych, może wystąpić transfer danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (przede wszystkim kraje takie jak: Ukraina, Białoruś, Rosja oraz Serbia). Zabezpieczenia przedmiotowego transferu, to deklaracja przystąpienia do programy Privacy Shield, tzw. standardowe klauzule umowne bądź uznanie przez Administratora, iż takie przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy zawartej pomiędzy Tobą, a Administratorem lub do wykonania umowy zawartej w Twoim interesie.
Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?
1. Podstawowe kryterium, które ustala długość okresu przetwarzania danych osobowych, to ustanie podstawowego celu przetwarzania.
2. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, to taką zgodę możesz wycofać w każdym momencie. Administrator wskazuje jednak, że w przypadku takiego działania mogą istnieć inne przesłanki uzasadniające dalsze przechowanie danych.
3. Gdy przetwarzanie odbywa się ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z realizacją umowy lub realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych, to okresy i kryteria decydujące o czasie przechowania mogą być podyktowane: • okresem realizacji danego kontraktu, • obowiązkiem przechowania dowodów księgowych – 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dana transakcja została ostatecznie zakończona, czy też rozliczona, • zabezpieczeniem lub dochodzeniem ew. roszczeń – podstawowy termin 6 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, • zabezpieczenie nagrań monitoringu wizyjnego – podstawowy termin 3 tygodni od dnia, w którym zarejestrowano nagranie.
Jakie prawa przysługują Twojej osobie w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora?
W zależności od realizowanej czynności przetwarzania katalog praw, który może przysługiwać podmiotom danych jest prezentowany poprzez poniższe wyliczenie.
1. Prawo dostępu do danych.
2. Prawo do sprostowania danych.
3. Prawo do usunięcia danych.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania.
5. Prawo do przenoszenia danych.
6. Prawo do sprzeciwu.
Administrator wskazuje, że preferowaną formą kontaktu podczas realizowania rozbudowanego katalogu praw jest kontakt mailowy poprzez skrzynkę: daneosobowe@kaem.pl.
Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?
Jeżeli obowiązek podanie danych osobowych nie wynika wprost z postanowień umownych, czy też z przepisu prawa (np. realizacja kontraktów), to podanie danych osobowych jest zawsze działaniem dobrowolnym, lecz niezbędnym do skorzystania z oferty Administratora lub nawiązania z nim kontaktu.
Czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania?
Nie, Administrator danych nie prowadzi wobec Ciebie takich działań jak zautomatyzowane podejmowanie decyzji, czy też profilowanie.
Niniejszy dokument ukazuje zbiorczo większość informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych. Dodatkowe informacje dotyczące szczegółów konkretnych czynności przetwarzania można uzyskać kontaktując się z Administratorem poprzez adres: daneosobowe@kaem.pl. Administrator wskazuje jednocześnie, że do określonych grup podmiotów, takich jak m.in. kadry własne oraz kandydaci do pracy wystosował odrębne informacje o przetwarzaniu danych.